IT-Dienste

Groupware

Die IT-Dienste stellen Ihnen die Groupware-Services E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben zur Verfügung. Diese Services werden seit dem 10.12.2016 auf dem System Exchange 2016 von Microsoft produziert.

Auf die von Exchange angebotenen Funktionen können Sie je nach verfügbarem Endgerät auf verschiedene Weise zugreifen: Mit allen Geräten, die über einen Web-Browser verfügen, können Sie den Zugang über Outlook im Web nutzen.

Darüber hinaus stehen Ihnen abhängig vom Betriebssystem Ihres Endgeräts dedizierte Programme (Apps) zur Verfügung, mit denen Sie auf den kompletten Leistungsumfang von Exchange oder Teile davon zugreifen können.

Zugriff über Web-Browser

Unabhängig vom Betriebssystem (*) Ihres Endgeräts können Sie mit Hilfe Ihres Web-Browsers Outlook im Web nutzen. Die Funktionalität entspricht im Wesentlichen der von Outlook, so dass Sie auch mit Endgeräten, die nicht auf Windows basieren, die typischen Groupware-Funktionen unter einer einheitlichen Oberfläche nutzen können.

Unterstützte Webbrowser für Outlook im Web sind Microsoft Edge, Internet Explorer 11, und die neuesten Versionen von Mozilla Firefox, Google Chrome und Apple Safari.

* Für eine Nutzung von Safari ist eine Betriebssystemversion Mac OS X Mavericks oder neuer (ab 10.9.0) erforderlich. Verwenden Sie einen älteren OS X Betriebssystemstand, können Sie beispielsweise mit einer aktuellen Version des Firefox-Browsers den Service nutzen.

Zugriff von Windows-Rechnern

Auf Windows-Rechnern empfehlen wir Ihnen den Einsatz von Outlook ab der Version 2010. Dieses Programm stellt Ihnen die typischen Groupware-Funktionen unter einer einheitlichen Oberfläche bequem und komfortabel zur Verfügung. Wie Sie Ihr Endgerät entsprechend einrichten, ist auf diesen Hilfeseiten ausführlich beschrieben.

Zugriff von Apple-Rechnern

Auf Apple-Rechnern mit der Betriebssystemversion Mac OS X Mavericks oder neuer (ab 10.9.0) können Sie die Apple-eigenen Programme Adressbuch, iCal und Mail verwenden. Wie Sie diese einrichten sollten, finden Sie hier. Wenn Sie statt der genannten Programme von Mac OS X lieber die Outlook-Oberfläche nutzen möchten, können Sie auch Microsoft Outlook für Mac 2011 installieren. Hier ist beschrieben, wie Sie es einrichten sollten.

Zugriff von Smartphones

Der Groupware-Service lässt sich auch mit den gängigen Smartphones nutzen. Voraussetzung dafür ist eines dieser Betriebssysteme, zu welchen wir hier Einrichtungsanleitungen bereitstellen:

Bitte beachten Sie, dass Sie aus Datenschutzgründen bei Nutzung des Groupware-Services mit Smartphones den Richtlinien für mobile Endgeräte zustimmen müssen. Die Richtlinien beinhalten die folgenden Sicherheitseinstellungen:

  • obligatorischer Zugriffsschutz des Smartphones durch PIN
  • die PIN muss vierstellig sein
  • spätestens nach 15 Minuten Inaktivität wird das Smartphone gesperrt
  • die Daten des Smartphones werden nach 8 Versuchen der PIN-eingabe zurückgesetzt
  • Zustimmung zum Zurücksetzen der Daten des Smartphones per Fernzugriff

Darüber hinaus funktioniert vermutlich auch der Zugriff mit Hilfe anderer Smartphone-Betriebssysteme auf Exchange 2016. Allerdings können wir Ihnen für diese keine Unterstützung bei Problemen anbieten.

Leistungsmerkmale des Groupware-Services

  • Eingehende E-Mails dürfen eine Größe von 100MB nicht überschreiten. Größere E-Mails werden mit einer Fehlermeldung an den Absender zurückgeschickt.
  • Gesendete E-Mails dürfen eine Größe von 100MB nicht überschreiten. Größere E-Mails werden nicht versandt; der Nutzer wird entsprechend informiert. Beachten Sie bitte beim Versand von großen E-Mails, dass das E-Mail-System des Empfängers Ihrer Mail unter Umständen andere Größenbegrenzungen hat.
    Nutzen Sie für den Austausch großer Datenmengen den Service Cloud-Storage der IT-Dienste. 
  • E-Mails im Ordner Gelöschte Elemente Ihres Postfachs werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
  • E-Mails im Ordner Junk-E-Mail werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
  • Eingehende E-Mails mit einer SPAM-Wahrscheinlichkeit größer 90% werden verworfen.
  • Eingehende E-Mails mit einer SPAM-Wahrscheinlichkeit zwischen 50% und 90% werden im Ordner Junk-E-Mail abgelegt.
  • Bei manueller Klassifizierung von E-Mails als SPAM mit Hilfe eines E-Mail-Clients (z.B. Outlook), werden die so klassifizierten E-Mails durch den Client ebenfalls im Ordner Junk-E-Mail abgelegt.
  • Sollten Sie trotzdem eine E-Mail mit Verdacht auf SPAM oder Schadcode in Ihrem Posteingang vorfinden, leiten Sie diese bitte an folgende Adresse weiter: SPAM-Verdacht(at)uni-oldenburg.de
  • Behandlung von E-Mails, bei denen enthaltener Schadcode (z.B. Viren, Trojaner, Malware) erkannt wird:
    • Eingehende E-Mail:
      Der Schadcode wird entfernt und der Betreff der E-Mail wird durch [Cleaned] ergänzt.
      Die E-Mail Nachricht wird mit diesem Text ergänzt:
      *************C A U T I O N ********************
      A virus attachment was dropped from this mail.
      Please contact the sender before new delivery.
      For further information please contact our ServiceDesk.
      Dropped files:
      <Name des entfernten Schadcodes>
      *********************************************

      Das Attribut "X-Spam-Level" wird auf "Medium" und das Attribut "X-Spam-Flag" auf "Yes" gesetzt.

      Sollte die E-Mail einen unerlaubten Anhang enthalten, wird der Anhang im Quarantänebereich des Groupware-Systems abgelegt und der Empfänger wie folgt informiert:
      *************C A U T I O N ********************
      A suspicious attachment was dropped from this mail.
      Please contact the sender before new delivery.
      For further information please contact our ServiceDesk.
      Dropped files: <Name der in Quarantäne genommenen Datei>
      *********************************************
      Ausgehende E-Mail:
      Die E-Mail wird verworfen. Der Sender wird darüber wie folgt informiert:
      Diese Nachricht wurde nicht an den Empfänger übermittelt, da ein oder mehrere Viren in der Nachricht erkannt wurden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an unseren Service-Desk.

      This message was not delivered to the recipient, because one or more viruses were detected in the message. For further information please contact our Service Desk.
    • Innerhalb der Groupware (von Uni-Mail-Konto zu Uni-Mail-Konto)
      Die E-Mail wird verworfen. Automatische Information an die System-Administration. Der Sender wird manuell informiert.