Stellenausschreibung

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Hausinterne Ausschreibung

Im Referat "Präsidiums- und Gremienbetreuung, allgemeine Rechtsangelegenheiten" ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Zentralen Gremienbüro die Stelle einer/eines

Zentralen Koordinatorin/Zentralen Koordinators für das
Gremienmanagementsystem ALLRIS
Entgeltgruppe 11 TV-L, 100%

als Mitarbeiterin/Mitarbeiter im Verwaltungsdienst unbefristet zu besetzen. Die Stelle ist auch teilzeitgeeignet.

Die Stelleninhaberin/Der Stelleninhaber wird als Ansprechpartnerin/Ansprechpartner alle zentralen und dezentralen Organe und Gremien der Universität Oldenburg, die sich für eine Nutzung der neuen Gremienverwaltungssoftware ALLRIS entscheiden, bei deren Einführung oder laufenden Anwendung unterstützen.

Hierzu gehören insbesondere folgende Aufgaben:

  • Implementierung, Customizing und Prozeßkoordination von ALLRIS in den zentralen und dezentralen Organen und Gremien der Universität nebst sowie Erstellung und Pflege von Handbüchern,
  • Eigenständige Administration und Pflege der Prozesse, der Dokumente und der Software; auch in Kombination mit anderen Programmen (wie Adobe Acrobat Pro, MS Outlook und Word),
  • Selbstständige Erstellung von Dokumentvorlagen sowie Erarbeitung und Erstellung begleitender Dokumente (wie Projektpläne und Datenschutzkonzepte),
  • Beratung und Unterstützung der Gremien und Mitglieder der Universität bei der Implementierung und Nutzung von ALLRIS einschließlich Prozess- bzw. Workflowoptimierungen,
  • Koordination zwischen Nutzer/Nutzergremien und IT-Diensten,
  • Eigenständige Beratung, Betreuung sowie vertiefende Schulung von Anwender und Anwenderinnen bezüglich geänderter Prozesse und deren Abbildung in IT-Systemen,
  • Entwicklung, Analyse, Interpretation und Koordination des Weiterentwicklungsbedarf für ALLRIS (Stakeholdermanagement): Aufnahme und Einarbeitung von Feedback, Kommunikation mit dem externen Hersteller, Operationalisierung von Vorschlägen zur Optimierung und die selbstständige Umsetzung/Erledigung im angewandten System nach Absprache mit den Vorgesetzten,
  • Aufnahme, Modellierung und Dokumentation von Geschäftsprozessen,
  • Administration und Pflege der Prozesse und Dokumente.

Formale Einstellungsvoraussetzungen: Verwaltungsprüfung II - nach RdErl. des MI vom 20.01.2014 - 11.41-03 220/2.1 - oder gleichwertiger Abschluss, ausgewiesene berufliche Erfahrungen in der Gremienverwaltung von Hochschulen sowie in der Einführung oder Betreuung von digitalen Gremienverwaltungsprogrammen, Kenntnisse der Organisationsstruktur und Gremien der Universität Oldenburg, vertiefte Fachkenntnisse im Projektmanagement und in (informationstechnischen) Arbeitsabläufen.

Wünschenswert sind ferner sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Erfahrungen in der Verwaltungs- und Büroorganisation, Organisationsgeschick und die sichere Anwendung der gängigen Office-Produkte.

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 24.08.2018 auf dem Postweg oder online an das Präsidium der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, z. H. Frau Natalie Burwitz, LL.M., 26111 Oldenburg.

Auskünfte erteilt Frau Burwitz (Telefon: 0441/798-5454, Mail: natalie.burwitz@uol.de).

 

Hinweis:
Universitätseigene Stellenausschreibungen werden ausschließlich erst nach Bestätigung durch die/den jeweilige(n) PersonalsachbearbeiterIn des Dezernates 1 und anschließender Weiterleitung hierher aufgenommen.