Für die Personaldatenverarbeitung nutzen wir wie für fast alle anderen Anwendungen in der Verwaltungsdatenverarbeitung die Unternehmenssoftware SAP R/3 . Neben der Personalabrechnung wird SAP auch für die Personal- und Stellenverwaltung eingesetzt.

Die Universitätsverwaltung unterhält eine Buchhaltung wie jedes andere Großunternehmen auch. Nach den Regeln des Handelsgesetzbuches wird doppelt gebucht, der Zahlungsverkehr wird selbständig wahrgenommen, die Bücher werden von einem Buchprüfer geprüft. Jährlich sind eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz zu erstellen.

SAP erlaubt neben der Verrechnung der Kosten auch die Zahlungsströme zu verfolgen, so dass jederzeit - auch online - Auskunft über den Kontostand einer Universitätseinrichtung gegeben werden kann. Bedingung hierfür ist, dass der Zugriff von innerhalb der Universität erfolgt und das Budget den Aufwand rechtfertigt.

Die Aufgaben im Bereich Controlling umfassen die technische Betreuung der Kostenstellenrechnung, die Konzeption zum Aufbau und zur Einführung einer Kostenträgerrechnung sowie Programmierung von Umlagen zur Realisierung der Kostenträgerrechnung in SAP.

Der Einkauf der Beschaffungsstellen in der Betriebseinheit für technisch-wissenschaftliche Infrastruktur (BI), den IT-Diensten und dem Dez. 4 wird ebenfalls durch SAP unterstützt. So ist es möglich, fast jede die Universität verlassende Bestellung unmittelbar in der Mittelbewirtschaftung zu verbuchen. Über den Zugriff auf die Mittelbewirtschaftung kann jeder Zugriffsberechtigte sich über den Stand seiner Bestellung informieren und Auswertungen der Bestellvorgänge vornehmen.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität können sich mit Ihrem Nutzerkonto am EDE-Portal anmelden. Ihre gewünschte Ware wählen Sie aus den Katalogen der wichtigsten Lieferanten der Universität Oldenburg direkt aus. Die Bestellung wird dann direkt an den Liefernaten gesendet oder an die Einkaufsabteilung geleitet, vom Einkäufer bearbeitet und dann an den Lieferanten geschickt. Alle Bestellungen werden auch automatisch an das SAP-System übertragen. gelangt. Sie erhalten per E-Mail darüber Bescheid, wenn sich am Status einer Bestellung etwas ändert. Neben den direkten EDE-Finanzstellenverantwortlichen, die das Dez. 2 im SAP System verwaltet, können die Finanzstellenverantwortlichen in EDE Genehmigungen zum Einkauf an KollegInnen erteilen.

In EDE haben Sie aber auch die Möglichkeit eine freie Bestellanforderung an den Einkauf zu schicken.

In EDE können Sie auch die Kontoübersicht zu Finanzstellen des laufenden und des letzten Geschäftsjahres erzeugen.

Mit SAP PI/PO steht ein SAP Modul zur Verfügung mit dem Online-Schnittstellen zwischen SAP und Fremdsystemen aber auch zwischen Fremdsystemen ohne SAP-Bezug eingerichtet, verwaltet ud überwacht werden können. Im Laufe der Zeit  werden alle Schnittstellen auf dieses System umgestellt werden. Dadurch erhöht sich die Verlässlichkeit und die Fehleranalyse wird einfacher.